Organizacja wydarzeń, seminariów, warsztatów i spotkań roboczych w formule stacjonarnej lub online

Organizacja wydarzeń, seminariów, warsztatów i spotkań roboczych w formule stacjonarnej lub online

Przedmiotem zamówienia jest organizacja 222 wydarzeń (szacowana liczba) – seminariów, warsztatów, spotkań roboczych oraz wydarzeń zewnętrznych realizowanych w formule stacjonarnej lub online w ramach projektów pt: "Prowadzenie i rozwój Zintegowanego Rejestru Kwalifikacji (etap 2) – ZRK2”, "Wsparcie rozwoju ZSK w szczególności na poziomie regionalnym poprzez wdrażanie rozwiązań i inicjatyw skierowanych do użytkowników końcowych systemu – ZSK4” oraz "Wspieranie funkcjonowania i doskonalenie ZSK na rzecz wykorzystania oferowanych w nim rozwiązań do realizacji celów strategii rozwoju kraju – ZSK5" współfinansowanych przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego oraz 45 seminariów/spotkań, których organizatorem jest IBE w ramach realizowanych przez niego projektów, działań oraz działalności statutowej Instytutu.

Szczegółowe informacje dot. przedmiotu zamówienia zawarte są w Załączniku nr 7 - Opis Przedmiotu Zamówienia.

Przedmiotem zamówienia jest organizacja około 222 wydarzeń – seminariów, warsztatów, spotkań roboczych oraz wydarzeń zewnętrznych realizowanych w formule stacjonarnej lub online w ramach projektów pt: "Prowadzenie i rozwój Zintegowanego Rejestru Kwalifikacji (etap 2) – ZRK2”, "Wsparcie rozwoju ZSK w szczególności na poziomie regionalnym poprzez wdrażanie rozwiązań i inicjatyw skierowanych do użytkowników końcowych systemu – ZSK4” oraz "Wspieranie funkcjonowania i doskonalenie ZSK na rzecz wykorzystania oferowanych w nim rozwiązań do realizacji celów strategii rozwoju kraju – ZSK5" współfinansowanych przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego oraz 45 seminariów/spotkań, których organizatorem jest IBE w ramach realizowanych przez niego projektów, działań oraz działalności statutowej Instytutu.

Szczegółowe informacje dot. przedmiotu zamówienia zawarte są w Załączniku nr 7 - Opis Przedmiotu Zamówienia.

“Tworzenie i rozwój Zintegrowanego Rejestru Kwalifikacji, etap 2– ZRK2”, "Wsparcie rozwoju ZSK w szczególności na poziomie regionalnym poprzez wdrażanie rozwiązań i inicjatyw skierowanych do użytkowników końcowych systemu– ZSK4”, "Wspieranie funkcjonowania i doskonalenie ZSK na rzecz wykorzystania oferowanych w nim rozwiązań do realizacji celów strategii rozwoju kraju-ZSK5"

Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego (podobnego/dodatkowego - zgodnie z art. 214 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy pzp) w wysokości do 100% wartości szacowanego zamówienia podstawowego.

Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 10 000,00 zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych) przed upływem terminu składania ofert określonego w SWZ.

Zamawiający nie ma szczególnych wymagań w tym zakresie. Ocena spełnienia tego warunku odbędzie się na podstawie oświadczeń zawartych w JEDZ (załącznik nr 1 do SWZ).

Zamawiający uzna warunek sytuacji finansowej lub ekonomicznej za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:

a) posiadaja środki finansowe lub zdolność kredytową na kwotę nie mniejszą niż 150 000,00 zł.

W przypadku wskazania kwot w innej walucie niż PLN, przeliczenie na PLN będzie odbywać się wg. średniego kursu NBP z dnia wystawienia dokumentów potwierdzających w/w wymogi.

A. w odniesieniu do posiadania doświadczenia tj.:

Zamawiający uzna warunek zdolności technicznej lub zawodowej za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże się należytym wykonaniem, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywaniem, w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, co najmniej:

i. organizacją co najmniej 90 szkoleń, konferencji i/lub seminariów, w co najmniej 4 miastach wojewódzkich (z wyłączeniem m.st. Warszawy) oraz 2 miastach powiatowych, (w przypadku doświadczenia poza Polską wymaga się doświadczenia

w realizacji wydarzeń w głównych miastach odpowiednio na poziomie jednostek NUTS 2 i jednostek NUTS 3 zgodnie z ustaleniami wspólnej klasyfikacji Jednostek Terytorialnych dla Celów Statystycznych);

ii. zrealizowaniem 3 umów na organizację szkoleń, konferencji lub seminariów o wartości nie mniejszej niż 250 000 PLN brutto każda, gdy w ramach każdej z nich było organizowane wydarzenie z grupą co najmniej 50 osób i w ramach której Wykonawca zapewniał dla uczestników również zakwaterowanie oraz świadczył w ich ramach usługi związane z rozliczaniem wszelkich kosztów takich wydarzeń, zaś przynajmniej w jednej z umów był odpowiedzialny również za zwrot i rozliczanie kosztów dojazdów uczestników.

W przypadku wskazania kwot w innej walucie niż PLN, przeliczenie na PLN będzie odbywać się wg. średniego kursu NBP z dnia wystawienia dokumentów potwierdzających w/w wymogi.

B. W zakresie dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia:

Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca zapewnieni grupę w składzie 4-osobowym na czas realizacji przedmiotu zamówienia, odpowiedzialną za organizację szkoleń, eventów i/lub seminariów i legitymującą się następującym doświadczeniem:

a) Koordynator Organizacyjny Zespołu: Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca zapewnieni Koordynatora organizacyjnego zespołu realizującego legitymującego się doświadczeniem w zakresie koordynacji/nadzoru w zakresie organizacji wydarzeń stacjonarnych lub online o łącznej wartości co najmniej 150 000,00 PLN w ostatnich dwóch latach (załącznik nr 4 do SWZ).

b) Zespół realizacyjny:

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca zapewni Zespół realizacyjny odpowiedzialny za organizację wydarzeń (szkoleń, seminariów, eventów,) składający się z 3 osób, z których każda legitymuje się uczestnictwem w organizacji co najmniej 3 wydarzeń z grupą co najmniej 50 osób (załącznik nr 4 do SWZ)..

C. W zakresie wysokości zatrudnienia

Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a w przypadku gdy okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie miał średnioroczne zatrudnienie na poziomie co najmniej 3 osób (załącznik nr 4 do SWZ).

Wykaz wymaganych podmiotowych środków dowodowych.

1. W celu wstępnego potwierdzenia spełniania warunków udziału, o których mowa w § 7 oraz w celu wstępnego wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania określonych w § 6), wykonawca ma obowiązek złożyć wraz z ofertą oświadczenie

o braku podstaw do wykluczenia z postępowania oraz o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu:

1) Oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, składa się na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, sporządzonym zgodnie ze wzorem standardowego formularza określonego w rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 r. ustanawiającym standardowy formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (Dz. Urz. UE L 3 z 06.01.2016, str. 16), (patrz załącznik nr 1 do SWZ) dalej "JEDZ”,

2) Oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia, spełnianie warunków udziału w postępowaniu, odpowiednio na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.

3) W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji.

4) Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w ust. 1, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby.

5) Wykonawca może wykorzystać jednolity dokument złożony w odrębnym postępowaniu o udzielenie zamówienia, jeżeli potwierdzi, że informacje w nim zawarte pozostają prawidłowe.

6) Wykonawca może ograniczyć się do wypełnienia sekcji w części IV JEDZ-a i nie musi wypełniać żadnej z pozostałych sekcji w części IV.

2. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia wymaganych podmiotowych środków dowodowych, tj .

1) informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2, 4, sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem - (w odniesieniu do os. fiz., a w przypadku firm – w odniesieniu do firmy (podmiotu zbiorowego) oraz członka jej organu zarządzającego lub nadzorczego, wspólnika spółki w spółce jawnej lub partnerskiej albo komplementariusza w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej lub prokurenta);

2) oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 i 1086), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej; wg. załącznika nr 2 do SWZ.

3) zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem podatków lub opłat wraz z zaświadczeniem...

Z racji ograniczeń w ilości znaków w ogłoszeniu, pozostałe wymagane dokumenty zostały zdefiniowane w dokumentacji zamówienia, opublikowanej na wyżej przywołanej stronie internetowej.

1. Wykonawcy z tytułu wykonania Umowy przysługuje wynagrodzenie w maksymalnej wysokości ___ złotych brutto (słownie: ___), zgodnie z ofertą Wykonawcy stanowiącą załącznik nr 2 do Umowy. Wartość tej umowy może zostać zwiększona o koszty związane ze zleceniem wykonania usług dodatkowych wskazanych w 4.11 OPZ.

2. Na należne Wykonawcy wynagrodzenie z tytułu wykonania danego zlecenia, składa się zwrot wydatków udokumentowanych fakturami, wystawionymi przez osoby trzecie świadczące konkretną usługę. W wyjątkowych przypadkach, za uprzednią zgodą Zamawiającego, dopuszcza się wystawienie faktury za wykorzystanie zasobów własnych Wykonawcy do realizacji wydarzenia (sala, noclegi, sprzęt, przewóz itp.) powiększona o wartość podatku VAT. Wykonawca ma prawo wliczyć do kosztów wydarzenia jedynie elementy, które zostały mu uprzednio zlecone do wykonania.

W przypadku zlecenia o szacownym koszcie powyżej 50 000 złotych brutto, bez należnej Wykonawcy prowizji, Wykonawca może otrzymać zaliczkę.

Platforma E-zamówienia

niepubliczne, otwarcie ofert elektronicznych.

1. Wykonawca poda w Formularzu Ofertowym (załącznik nr 6) wartość brutto swojej oferty obliczonej zgodnie z treścią Załącznika do Formularza ofertowego – obliczonej zgodnie z wzorami tam zamieszczonymi, uwzględniającymi szacowaną wartość poszczególnych rodzajów wydarzeń oraz wysokość prowizji bazowej w %. Pozostałe wartości zostaną wyliczone zgodnie z ustalonymi formułami, w tym cena za wykonanie całości zamówienia (wartość brutto oferty).

Wykonawca wpisuje do Cennika Szczegółowego jedynie wartość swojej prowizji.

Wpisanych przez Zamawiającego w formularzu stanowiącym Załącznik do Formularza Ofertowego (Cennik Szczegółowy) szacunkowych kosztów realizacji poszczególnych typów wydarzeń nie wolno zmieniać, zostały one wpisane do cennika dla ułatwienia obliczenia ogólnej ceny oferty.

8) Dodatkowe informacje do oferty, na użytek oceny oferty przez pryzmat kryteriów wskazanych w §16, składającej się z:

i. wykazu osób mających realizować zamówienie z informacjami na temat posiadanego doświadczenia (w tym koordynatora organizacyjnego) – zgodnie z załącznikiem nr 9 do SWZ,

ii. informacji na temat sieci podmiotów (spełniających wymagania OPZ) mających współpracować z Wykonawcą w wybranych miastach powiatowych (z wyłączeniem miast wojewódzkich) oraz hotelami zlokalizowanymi

w Poznaniu, Gdańsku, Krakowie lub w Lublinie. (wraz z poświadczonymi kopiami dokumentów potwierdzających fakt obecnej lub przyszłej współpracy np. poświadczenie współpracy wystawione przez podmiot, kopia umowy o współpracy).

Dokładne informacje na temat terminów składania odwołań:

Art. 515. (Termin wniesienia odwołania)

1. Odwołanie wnosi się:

1) w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne, w terminie:

a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,

b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a;

2) w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne, w terminie:

a) 5 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,

b) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a.

2. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub konkurs lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie:

1) 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne;

2) 5 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub dokumentów zamówienia na stronie internetowej, w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne.

3. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w ust. 1 i 2 wnosi się w terminie:

1) 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne;

2) 5 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne.

4. Jeżeli zamawiający nie opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy lub mimo takiego obowiązku nie przesłał wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty lub nie zaprosił wykonawcy do złożenia oferty w ramach dynamicznego systemu zakupów lub umowy ramowej, odwołanie wnosi się nie później niż w terminie:

1) 15 dni od dnia zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania albo 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, a w przypadku udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki - ogłoszenia o wyniku postępowania albo ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, zawierającego uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki;

2) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający:

a) nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia albo

b) opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, które nie zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki;

3) miesiąca od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający:

a) nie zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania albo

b) zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wyniku postępowania, które nie zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki.